AUTOMATISEZ VOTRE MESSAGERIE

Archiver, trier, supprimer, répondre: autant d'actions que votre messagerie Outlook Express peut effectuer toute seule. Voici comment grâce aux règles de messagerie.

Les règles de messagerie permettent de programmer certaines actions en fonction de critères assez variés prenant en compte l'expéditeur, le sujet du message ou un mot clef contenu dans le corps du texte. Avec ce système, on peut ainsi trier les messages, les répartir dans des boîtes aux lettres adéquates et même répondre de façon automatique. Il améliore notablement le confort d'une messagerie partagée par plusieurs utilisateurs et permet même de diminuer la gêne occasionnée par les prospectus électroniques.


Créer des dossiers de rangement
Par défaut, Outlook Express classe les messages dans quatre dossiers. La boîte de réception accueille en vrac tous les messages entrant, quels que soient leur provenance et leur destinataire. Les messages en instance de départ sont dans la Boîte d'envoi et ceux qui ont été envoyés apparaissent dans le dossier Eléments envoyés. Enfin, le dossier Eléments supprimés fonctionne comme la Corbeille du Bureau de Windows et contient les courriers effacés, ou plutôt qui vont l'être puisqu'ils y restent tant que vous n'avez pas vidé ce dossier (par la commande clic droit/Vider le dossier). Pour profiter pleinement des automatismes que nous allons décrire, il est nécessaire de mettre en place une structure pouvant servir à ranger les messages reçus ou envoyés en créant autant de dossiers que nécessaire. La procédure est fort simple puisqu'il suffit d'effectuer un clic droit sur le dossier parent, de sélectionner la commande Nouveau dossier et de le nommer. Vous pouvez parfaitement en imbriquer plusieurs.L'idéal est de créer une boîte de réception par compte de messagerie, avec éventuellement des sous-dossiers regroupant des messages issus de certains destinataires (à caractère professionnel, associatif, ludique, etc.).

A chaque destinataire son courrier
Prenons l'exemple d'une messagerie partagée par trois utilisateurs, chacun possédant son propre compte. Sans règle spécifique, tous les messages reçus seront regroupés en vrac dans la Boîte de réception, ce qui occasionne une perte de temps puisque chaque utilisateur doit trier l'ensemble des messages pour retrouver les siens.
Après avoir créé un dossier de réception spécifique à chaque utilisateur, sélectionnez Règle de messages/Courrier depuis le menu Outils.
La première liste affiche les critères d'après lesquels les messages seront sélectionnés et inclus dans la règle. La seconde liste contient les actions qui seront appliquées aux messages. Cochez la quatrième case de la première liste, Lorsque la ligne A contient les personnes, puis la deuxième de la liste d'actions (Le copier dans le dossier spécifié).
La description de la règle s'affiche maintenant en bas de la fenêtre avec certains termes en bleu qui correspondent à des critères qu'il faut préciser. Cliquez sur le prémier qui s'intitule Contient les personnes et taper l'adresse d'un des utilisateurs de la messagerie que vous partagez ou sélectionnez-la depuis le carnet d'adresses si elle a été enregistrée.
Cliquez ensuite sur le terme spécifié pour définir le second critère, à savoir le dossier de destination dans lequel sera déplacé le courrier. Si vous l'avez déjà créé, il ne vous reste qu'à cliquez dessus sinon appuyez sur le bouton Nouveau dossier. Vérifiez une dernière fois les critères qui apparaissent maintenant dans le bas de la fenêtre, donnez un nom à votre règle et mettez-la en place en cliquant sur le bouton OK. Dorénavant, dès qu'un courrier contient Louise dans l'adresse du destinataire, il sera déplacé automatiquement dans le dossier intitulé Courrier pour Louise. Il ne vous reste plus qu'à répéter cette opération pour chaque utilisateur (adresse) de la messagerie. Vous pourrez par la suite définir d'autres critères de tri depuis la fenêtre des options de règles (bouton Options depuis la fenêtre Sélectionner des personnes). Il sera ainsi possible de mettre de côté le courrier commun ou d'exclure une adresse de la règle.


Trier les messages selon leur contenu
Il est possible de sélectionnez les courrier selon le sujet de leur texte, par le biais de mots clefs. Depuis le menu Outils, sélectionnez Règle de messages/Courrier et cliquez sur le bouton Nouveau. Ce sont les deuxième et troisième critères qui nous intéressent (Lorsque la ligne Objet... ou Lorsque le corps du message contient des mots spécifiques). Cochez les deux. Cliquez ensuite sur le premier critère en bleu (en bas de la fenêtre) intitulé Contient des mots spécifiques. Indiquez ensuite les termes que vous recherchez et qui serviront à sélectionner les messages. Cliquez ensuite sur le bouton Options pour affiner votre sélection.
Cochez la première case de la rubrique 1 pour rechercher des messages qui contiennent les termes spécifiés (sinon vous recherchez ceux qui ne les contiennent pas). La deuxième rubrique détermine l'opérateur (ET ou OU dans l'éventualité où vous avez spécifié plusieurs termes. En cochant la première case, vous sélectionnerez les messages contenant impérativement tous les mots indiqués. Si vous choisissez la seconde, les messages contenant au moins l'un des termes seront traités.

Le second critère est le terme ET (toujours en bleu et souligné) que vous pouvez changer en OU en cliquant dessus. Si vous le laissez tel quel, seuls les messages comportant les termes spécifiés dans la ligne Objet et dans le corps du texte seront sélectionnés. Il vous reste ensuite à spécifier les termes du corps du message à prendre en considération et le mieux est de reprendre ceux déjà indiqués dans le premier critère. Il faut maintenant déterminer l'opération qui sera appliquée aux messages. Vous pouvez le mettre en surbrillance et en couleur pour le repérer immédiatement (cliquez sur le mot Couleur pour choisir la teinte) ou le copier dans un dossier particulier (voir règle précédente).


Evitez les messages indésirables
Si vous êtes victimes des prospectus électroniques qui inondent votre messagerie (aussi appelés spam en anglais), voici un moyen d'en réduire le nombre et d'alléger vote boîte à lettres.
Il y a pour cela deux moyens, ou plutôt deux critères. Le premier consiste à repérer l'expéditeur des messages incriminés mais c'est généralement difficile à moins qu'ils proviennent toujours d'un même site (commercial). Le second, plus facile à mettre en ceuvre, consiste à établir une liste de mots caractérisant ces messages à caractères publicitaires (voire même pornographiques).
Si vous avez déjà fréquenté des forums de discussions, il y a de fortes chances pour que vous soyez l'objet de messages en langue anglaise vous proposant notamment de gagner des millions de dollars en quelques jours ou d'investir dans une affaire incroyable. Ces types de courriers comportent des mots qui reviennent souvent comme dollars, make money, stock, etc. Depuis la fenêtre de règles (Outils/Règles de message/Courrier), cliquez sur l'onglet Expéditeurs bloqués puis sur le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite indiquer les adresses des expéditeurs dont vous ne souhaitez plus recevoir de courrier (elles seront placées automatiquement dans la corbeille) ou le nom de domaine (l'adresse du site) qui vous bombarde de prospectus. Vous pouvez spécifier autant d'adresses que nécessaire. Validez ces changements par OK. Tous les comptes de messagerie seront affectés par cette règle.
La seconde façon de procéder consiste à indiquer des mots clefs caractéristiques des prospectus. Créez une nouvelle règle et procédez comme pour la règle précédente (Trier des messages selon leur contenu). En ce qui concerne l'opération à effectuer, choisissez Supprimer du serveur.

Gardez votre messagerie à jour
Pour installer la dernière version d'Outlook Express ainsi que les correctifs associés, cliquez sur Windows Update depuis la rubrique Programmes du menu Démarrer (ou depuis la menu d'aide d'Outlook Express). Cliquez sur Rechercher des mises à jour pour obtenir une liste, plus ou moins longue, des mises à jour concernant votre configuration.
Libre à vous ensuite de choisir celles que vous souhaitez télécharger puis installer en parcourant les différentes catégories et en les sélectionnant avec le bouton Ajouter. Vous obtiendrez un récapitulatif des programmes qui seront rapatriés à la rubrique Examiner les mises à jour et les installer ainsi que le volume total des données (attention, celui-ci peut facilement dépasser 20 ou 30 Mo).

Gérer les règles de messagerie
Les règles de messagerie, une fois en place, ne sont pas immuables et peuvent être modifiées. Affichez la fenêtre Règles de messages (Outils/Règles de message/Courrier) pour faire apparaître la liste des règles que vous avez définies.
Elles sont actives si la case adjacente est cochée. Dans le cas contraire, la règle est temporairement inactive. Le bouton Modifier permet de changer les critères de sélection et les opérations et le bouton Copier vous évite de répéter la même définition de règle si vous avez à en créer plusieurs similaires.

Mettre des messages de côté
Le courrier que vous recevez peut être conservé hors des dossiers d'Outlook Express par un simple glisser-déposer. Sélectionnez le ou les messages à archiver depuis l'un des dossiers de la messagerie et, tout en conservant le bouton droit de la souris enfoncé, déplacez-les sur le Bureau de Windows ou vers tout autre dossier. Relâchez le bouton et choisissez l'action à effectuer, une copie ou un déplacement.
Les messages ainsi déplacés sont au format de fichier .emi et ne peuvent être consultés qu'avec une messagerie.


Appliquer rétroactivement des règles
Si vous avez mis en place des règles un peu tard, vous pouvez les appliquer maintenant aux messages qui ont déjà été téléchargés afin de mettre un peu d'ordre dans votre boîte de réception. Pour cela, depuis la fenêtre de règles (Outils/Règles de message/Courrier), cliquez sur le bouton Appliquer. Cliquez sur les règles à appliquer sur le champ puis le dossier contenant les message à traiter. Par défaut, c'est la boîte de réception principale (ainsi qu'éventuellement ses sous-dossiers) mais vous pouvez fort bien choisir un autre répertoire. Cliquez sur Appliquer.


D'autres exemples de règles
Le nombre et la variété des critères permettent d'établir des dizaines de règles plus ou moins sophistiquées et même d'effectuer plusieurs actions en même temps. Il est ainsi possible de mettre en couleur des messages (à caractère urgent ou provenant de certains expéditeurs).
L'action Ne pas télécharger du serveur permet de récupérer plusieurs fois un même message à partir de postes différents. Lorsque vous recevez un message, celui-ci est supprimé du serveur de votre fournisseur d'accès à Internet, ce qui vous empêche de récupérer le message une seconde fois d'un autre poste. Cela peut être utile dans le cas où vous consultez votre messagerie personnelle depuis votre lieu de travail. Avec cette règle, vous pourrez récupérer le soir vos messages personnels depuis votre domicile même si vous les avez lus à votre bureau dans la journée.
Il est aussi possible d'effectuer des transferts de messages et d'envoyer des réponses automatiques, à condition d'avoir préparé un message type que vous aurez sauvegardé. Enfin, les messages issus de groupes de discussion peuvent subir le même traitement et faire l'objet de règles automatiques.


Signez tous vos messages
Outlook Express peut placer automatiquement à la fin de vos messages un petit texte pouvant contenir votre signature, vos coordonnées ou n'importe quelle information de votre choix.
Pour cela sélectionnez la commande Option depuis le menu Outils puis l'onglet Signatures.
Cliquez sur Nouveau puis tapez le texte devant apparaître en bas des messages.
Il est aussi possible de choisir un fichier au format .txt ou HTML. En cochant les cases de Paramètres de signatures, vous choisissez dans quel cas la signature est utilisée et, notamment, si elle est ajoutée aux réponses et aux transferts.
Si vous avez installé plusieurs comptes, il sera utile de définir une signature pour chacun et de les attribuer correctement en cliquant sur le bouton Avancé.

Hervé Blanchard
Micro Pratique n°73 octobre 2002

 

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