AUTOMATISEZ VOTRE MESSAGERIE
Archiver, trier,
supprimer, répondre: autant d'actions que votre messagerie Outlook Express
peut effectuer toute seule. Voici comment grâce aux règles de messagerie.
Les règles de messagerie permettent de programmer certaines actions en
fonction de critères assez variés prenant en compte l'expéditeur,
le sujet du message ou un mot clef contenu dans le corps du texte. Avec ce système,
on peut ainsi trier les messages, les répartir dans des boîtes
aux lettres adéquates et même répondre de façon automatique.
Il améliore notablement le confort d'une messagerie partagée par
plusieurs utilisateurs et permet même de diminuer la gêne occasionnée
par les prospectus électroniques.
Créer
des dossiers de rangement
Par défaut, Outlook Express classe les messages dans quatre dossiers.
La boîte de réception accueille en vrac tous les messages entrant,
quels que soient leur provenance et leur destinataire. Les messages en instance
de départ sont dans la Boîte d'envoi
et ceux qui ont été envoyés apparaissent dans le dossier
Eléments envoyés. Enfin, le dossier
Eléments supprimés fonctionne comme
la Corbeille du Bureau de Windows et contient les courriers effacés,
ou plutôt qui vont l'être puisqu'ils y restent tant que vous n'avez
pas vidé ce dossier (par la commande clic droit/Vider
le dossier). Pour profiter pleinement des automatismes que nous allons
décrire, il est nécessaire de mettre en place une structure pouvant
servir à ranger les messages reçus ou envoyés en créant
autant de dossiers que nécessaire. La procédure est fort simple
puisqu'il suffit d'effectuer un clic droit sur le dossier parent, de sélectionner
la commande Nouveau dossier et de le nommer. Vous
pouvez parfaitement en imbriquer plusieurs.L'idéal est de créer
une boîte de réception par compte de messagerie, avec éventuellement
des sous-dossiers regroupant des messages issus de certains destinataires (à
caractère professionnel, associatif, ludique, etc.).
A chaque
destinataire son courrier
Prenons l'exemple d'une messagerie partagée par trois utilisateurs, chacun
possédant son propre compte. Sans règle spécifique, tous
les messages reçus seront regroupés en vrac dans la Boîte
de réception, ce qui occasionne une perte de temps puisque chaque
utilisateur doit trier l'ensemble des messages pour retrouver les siens.
Après avoir créé un dossier de réception spécifique
à chaque utilisateur, sélectionnez Règle
de messages/Courrier depuis le menu Outils.
La première liste affiche les critères d'après lesquels
les messages seront sélectionnés et inclus dans la règle.
La seconde liste contient les actions qui seront appliquées aux messages.
Cochez la quatrième case de la première liste, Lorsque
la ligne A contient les personnes, puis la deuxième de la liste
d'actions (Le copier dans le dossier spécifié).
La description de la règle s'affiche maintenant en bas de la fenêtre
avec certains termes en bleu qui correspondent à des critères
qu'il faut préciser. Cliquez sur le prémier qui s'intitule Contient
les personnes et taper l'adresse d'un des utilisateurs de la messagerie
que vous partagez ou sélectionnez-la depuis le carnet d'adresses si elle
a été enregistrée.
Cliquez ensuite sur le terme spécifié pour définir le second
critère, à savoir le dossier de destination dans lequel sera déplacé
le courrier. Si vous l'avez déjà créé, il ne vous
reste qu'à cliquez dessus sinon appuyez sur le bouton Nouveau
dossier. Vérifiez une dernière fois les critères
qui apparaissent maintenant dans le bas de la fenêtre, donnez un nom à
votre règle et mettez-la en place en cliquant sur le bouton OK.
Dorénavant, dès qu'un courrier contient Louise
dans l'adresse du destinataire, il sera déplacé automatiquement
dans le dossier intitulé Courrier pour Louise.
Il ne vous reste plus qu'à répéter cette opération
pour chaque utilisateur (adresse) de la messagerie. Vous pourrez par la suite
définir d'autres critères de tri depuis la fenêtre des options
de règles (bouton Options depuis la fenêtre
Sélectionner des personnes). Il sera ainsi
possible de mettre de côté le courrier commun ou d'exclure une
adresse de la règle.
Trier les
messages selon leur contenu
Il est possible de sélectionnez les courrier selon le sujet de leur texte,
par le biais de mots clefs. Depuis le menu Outils,
sélectionnez Règle de messages/Courrier
et cliquez sur le bouton Nouveau. Ce sont les deuxième
et troisième critères qui nous intéressent (Lorsque
la ligne Objet... ou Lorsque le corps du message
contient des mots spécifiques). Cochez les deux. Cliquez ensuite
sur le premier critère en bleu (en bas de la fenêtre) intitulé
Contient des mots spécifiques. Indiquez
ensuite les termes que vous recherchez et qui serviront à sélectionner
les messages. Cliquez ensuite sur le bouton Options
pour affiner votre sélection.
Cochez la première case de la rubrique 1 pour rechercher des messages
qui contiennent les termes spécifiés (sinon vous recherchez ceux
qui ne les contiennent pas). La deuxième rubrique détermine l'opérateur
(ET ou OU dans l'éventualité
où vous avez spécifié plusieurs termes. En cochant la première
case, vous sélectionnerez les messages contenant impérativement
tous les mots indiqués. Si vous choisissez la seconde, les messages contenant
au moins l'un des termes seront traités.
Le second critère est le terme ET (toujours en bleu et souligné) que vous pouvez changer en OU en cliquant dessus. Si vous le laissez tel quel, seuls les messages comportant les termes spécifiés dans la ligne Objet et dans le corps du texte seront sélectionnés. Il vous reste ensuite à spécifier les termes du corps du message à prendre en considération et le mieux est de reprendre ceux déjà indiqués dans le premier critère. Il faut maintenant déterminer l'opération qui sera appliquée aux messages. Vous pouvez le mettre en surbrillance et en couleur pour le repérer immédiatement (cliquez sur le mot Couleur pour choisir la teinte) ou le copier dans un dossier particulier (voir règle précédente).
Evitez les
messages indésirables
Si vous êtes victimes des prospectus électroniques qui inondent
votre messagerie (aussi appelés spam en anglais), voici un moyen d'en
réduire le nombre et d'alléger vote boîte à lettres.
Il y a pour cela deux moyens, ou plutôt deux critères. Le premier
consiste à repérer l'expéditeur des messages incriminés
mais c'est généralement difficile à moins qu'ils proviennent
toujours d'un même site (commercial). Le second, plus facile à
mettre en ceuvre, consiste à établir une liste de mots caractérisant
ces messages à caractères publicitaires (voire même pornographiques).
Si vous avez déjà fréquenté des forums de discussions,
il y a de fortes chances pour que vous soyez l'objet de messages en langue anglaise
vous proposant notamment de gagner des millions de dollars en quelques jours
ou d'investir dans une affaire incroyable. Ces types de courriers comportent
des mots qui reviennent souvent comme dollars, make money, stock, etc. Depuis
la fenêtre de règles (Outils/Règles
de message/Courrier), cliquez sur l'onglet Expéditeurs
bloqués puis sur le bouton Ajouter.
Vous pouvez ensuite indiquer les adresses des expéditeurs dont vous ne
souhaitez plus recevoir de courrier (elles seront placées automatiquement
dans la corbeille) ou le nom de domaine (l'adresse du site) qui vous bombarde
de prospectus. Vous pouvez spécifier autant d'adresses que nécessaire.
Validez ces changements par OK. Tous les comptes
de messagerie seront affectés par cette règle.
La seconde façon de procéder consiste à indiquer des mots
clefs caractéristiques des prospectus. Créez une nouvelle règle
et procédez comme pour la règle précédente (Trier
des messages selon leur contenu). En ce qui concerne l'opération
à effectuer, choisissez Supprimer du serveur.
Gardez
votre messagerie à jour
Pour installer la dernière version d'Outlook Express ainsi que les correctifs
associés, cliquez sur Windows Update depuis
la rubrique Programmes du menu Démarrer
(ou depuis la menu d'aide d'Outlook Express). Cliquez sur Rechercher
des mises à jour pour obtenir une liste, plus ou moins longue,
des mises à jour concernant votre configuration.
Libre à vous ensuite de choisir celles que vous souhaitez télécharger
puis installer en parcourant les différentes catégories et en
les sélectionnant avec le bouton Ajouter.
Vous obtiendrez un récapitulatif des programmes qui seront rapatriés
à la rubrique Examiner les mises à jour
et les installer ainsi que le volume total des données (attention,
celui-ci peut facilement dépasser 20 ou 30 Mo).
Gérer
les règles de messagerie
Les règles de messagerie, une fois en place, ne sont pas immuables et
peuvent être modifiées. Affichez la fenêtre Règles
de messages (Outils/Règles de message/Courrier)
pour faire apparaître la liste des règles que vous avez définies.
Elles sont actives si la case adjacente est cochée. Dans le cas contraire,
la règle est temporairement inactive. Le bouton Modifier
permet de changer les critères de sélection et les opérations
et le bouton Copier vous évite de répéter
la même définition de règle si vous avez à en créer
plusieurs similaires.
Mettre
des messages de côté
Le courrier que vous recevez peut être conservé hors des dossiers
d'Outlook Express par un simple glisser-déposer. Sélectionnez
le ou les messages à archiver depuis l'un des dossiers de la messagerie
et, tout en conservant le bouton droit de la souris enfoncé, déplacez-les
sur le Bureau de Windows ou vers tout autre dossier.
Relâchez le bouton et choisissez l'action à effectuer, une copie
ou un déplacement.
Les messages ainsi déplacés sont au format de fichier .emi et
ne peuvent être consultés qu'avec une messagerie.
Appliquer
rétroactivement des règles
Si vous avez mis en place des règles un peu tard, vous pouvez
les appliquer maintenant aux messages qui ont déjà été
téléchargés afin de mettre un peu d'ordre dans votre boîte
de réception. Pour cela, depuis la fenêtre de règles (Outils/Règles
de message/Courrier), cliquez sur le bouton Appliquer.
Cliquez sur les règles à appliquer sur le champ puis le dossier
contenant les message à traiter. Par défaut, c'est la boîte
de réception principale (ainsi qu'éventuellement ses sous-dossiers)
mais vous pouvez fort bien choisir un autre répertoire. Cliquez sur Appliquer.
D'autres
exemples de règles
Le nombre et la variété des critères permettent d'établir
des dizaines de règles plus ou moins sophistiquées et même
d'effectuer plusieurs actions en même temps. Il est ainsi possible de
mettre en couleur des messages (à caractère urgent ou provenant
de certains expéditeurs).
L'action Ne pas télécharger du serveur
permet de récupérer plusieurs fois un même message à
partir de postes différents. Lorsque vous recevez un message, celui-ci
est supprimé du serveur de votre fournisseur d'accès à
Internet, ce qui vous empêche de récupérer le message une
seconde fois d'un autre poste. Cela peut être utile dans le cas où
vous consultez votre messagerie personnelle depuis votre lieu de travail. Avec
cette règle, vous pourrez récupérer le soir vos messages
personnels depuis votre domicile même si vous les avez lus à votre
bureau dans la journée.
Il est aussi possible d'effectuer des transferts de messages et d'envoyer des
réponses automatiques, à condition d'avoir préparé
un message type que vous aurez sauvegardé. Enfin, les messages issus
de groupes de discussion peuvent subir le même traitement et faire l'objet
de règles automatiques.
Signez
tous vos messages
Outlook
Express peut placer automatiquement à la fin de vos messages un petit
texte pouvant contenir votre signature, vos coordonnées ou n'importe
quelle information de votre choix.
Pour cela sélectionnez la commande Option
depuis le menu Outils puis l'onglet Signatures.
Cliquez sur Nouveau puis tapez le texte devant
apparaître en bas des messages.
Il est aussi possible de choisir un fichier au format .txt
ou HTML. En cochant les cases de Paramètres
de signatures, vous choisissez dans quel cas la signature est utilisée
et, notamment, si elle est ajoutée aux réponses et aux transferts.
Si vous avez installé plusieurs comptes, il sera utile de définir
une signature pour chacun et de les attribuer correctement en cliquant sur le
bouton Avancé.
Hervé
Blanchard
Micro Pratique n°73
octobre 2002