Voici une collection d'astuces dédiées à Word, Excel et Office en version 2000 et XP. La différence, s'il en existe, provient essentiellement de quelques écrans puisque Microsoft s'ingénie adroitement à la cultiver en modifiant les couleurs ou en déplaçant des commandes ou des icônes d'une version du programme à la suivante.

WORD
Centrez verticalement du texte dans une page
Vous maîtrisez très bien le centrage d'un titre horizontalement : il suffit, le point d'insertion se trouvant dans ce titre, de cliquer sur l'icône de centrage. Le titre s'aligne alors entre les marges latérales.
Mais avez-vous essayé de le centrer aussi verticalement ? Ce besoin se fait sentir lorsque vous préparez un document, un compte rendu, par exemple, en plaçant un titre de première page. Pour le centrer entre les marges haute et basse
• Tapez un titre dans la page d'un nouveau document.
• Faites une réduction à 25 % en mode d'affichage Page pour observer ce qui va se passer.
• Laissez le point d'insertion dans ce texte ou dans la page ou bien sélectionnez ce titre si vous ne vous souvenez pas que c'est inutile.
• Cliquez sur le menu Fichier.
• Cliquez sur sa commande Mise en page.
. Cliquez sur l'onglet Disposition.
• Cliquez sur la liste déroulante Alignement vertical et sélectionnez Centré.
• Cliquez sur OK. Le titre se centre verticalement.
La commande de centrage vertical s'applique à toute la page. Vous pouvez lui ajouter du texte à volonté : c'est l'ensemble qui respectera la même commande de centrage. Cela permet donc de compléter le titre principal avec quelques informations.


N'oubliez pas de le centrer aussi horizontalement, ces deux opérations restant indépendantes l'une de l'autre.
Attention, toutefois ! Si vous poursuivez l'entrée de texte en passant à la page suivante, le centrage vertical se poursuivra. Dans ce cas, n'oubliez pas de revenir à un alignement du texte sur le haut
• Placez le point d'insertion sur la page suivante.
• Cliquez sur le menu Fichier.
• Cliquez sur sa commande Mise en page.
• Cliquez sur l'onglet Disposition.
• Cliquez sur la liste déroulante Alignement vertical et sélectionnez Haut.
• Dans la même fenêtre, cliquez sur la liste déroulante Appliquer.
• Sélectionnez la commande A partir de ce point.
• Cliquez sur OK.

Positionnez bien votre image
Vous voulez positionner une image avec précision dans un document Word. Or, lorsque vous l'insérez, elle flotte sur la page et suit la ligne de texte sur laquelle se trouvait le point d'insertion. Voici comment la fixer rapidement
• Cliquez sur l'image pour la sélectionner.
. Cliquez sur le menu Format, sur sa commande Image puis sur l'onglet Habillage.
• Cliquez sur le bouton Avancé.
• Dans la section Style d'habillage, sélectionnez le type d'habillage que vous voulez appliquer.
• Sélectionnez les autres options si elles sont disponibles avec le type d'habillage que vous avez choisi.
• Cliquez sur l'onglet Positionnement de l'image.
• Sélectionnez le positionnement horizontal ou vertical ou le positionnement absolu, ainsi que les autres options.
. Cliquez sur le bouton OK puis encore sur OK pour fermer ces boites de dialogue. Les options de la boîte de dialogue précédente sont les suivantes
• Alignement horizontal: aligne l'objet par rapport à la gauche, au centre ou à la droite d'une colonne, d'une page, d'une marge ou d'un caractère.
. Mise en page livre : aligne une image par rapport à l'intérieur ou à l'extérieur de la marge de la page ou par rapport à la page elle-même.
Par exemple, si l'image apparaît sur une des pages impaires d'un document et que vous ayez sélectionné Intérieur de Marge, Word aligne l'image sur la gauche, à l'intérieur de la marge de la page.
• Position absolue horizontale : aligne l'objet horizontalement, en respectant l'espace spécifié entre le bord gauche de l'objet et le bord gauche de la page ou de la colonne, la marge de gauche, ou un caractère.
• Alignement vertical : aligne l'objet par rapport au haut, au centre, au bas, à l'intérieur ou à l'extérieur d'une page, d'une marche ou d'une ligne.
• Position absolue verticale : aligne l'objet verticalement en respectant l'espace spécifié entre le bord supérieur de l'objet et la page, la marge, le paragraphe ou la ligne.
• Déplacer avec le texte : déplace l'objet sélectionné vers le haut ou le bas de la page lorsque vous déplacez le paragraphe auquel il est ancré.
• Ancrer : maintient l'ancrage de l'objet dans la même position. Lorsque vous le déplacez, l'objet reste positionné par rapport au même point dans la page.
• Autoriser le chevauchement du texte permet la superposition d'objets auxquels on a appliqué le même habillage.

Quels fichiers pouvez-vous importer ?
Les versions des programmes se sont succédées à un train d'enfer. De ce fait, certains utilisateurs éprouvent des difficultés à importer des fichiers anciens dans Word. Peut-être n'ont-ils pas installé les convertisseurs ad hoc, permettant de traduire le fichier à importer dans le format Word.
Pour vérifier quels sont les convertisseurs actifs
• Ouvrez Word.
• Cliquez sur le menu Fichier puis sur sa commande Ouvrir.
• Dans la boite de dialogue, cliquez sur la liste déroulante de la rubrique Types de fichiers. Vous y trouverez tous les types dont les convertisseurs sont installés, la plupart par défaut.
• Cliquez sur Annuler.
• La liste des types de fichiers vous indique quels types vous pouvez ouvrir. Lorsque vous installez Word pour Windows, une petite liste de convertisseurs s'installe par défaut. D'autres convertisseurs sont disponibles mais vous devez les sélectionner au cours de la procédure d'installation. Si vous en avez besoin, relancez-la en passant par Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration, Ajout/Suppression de programmes puis, et selon le cas, cliquez sur Microsoft Word ou sur Office (avec Word ou Office 2000). La procédure qui suit dépend de votre version. Adaptez-la donc à votre cas.
Par exemple, avec Office 2000, un assistant se présente
• Cliquez sur l'option Ajouter/Supprimer des composants.
• Cliquez sur le + de la ligne Convertisseurs et filtres.
• Cliquez sur le + de Convertisseurs de texte.
• Si vous cliquez sur la flèche de Convertisseurs et filtres, vous pouvez les charger tous en sélectionnant ensuite Tout exécuter à partir du disque dur.
Mais vous pouvez en faire autant avec chacun des filtres individuels.
Certains formats, antérieurement supportés par Word 6, ne le sont plus par Word 7 et suivants, ce qui a valu quelques difficultés aux anciens adeptes de Works 2 et 3 pour MS-Dos, Works pour Windows 2.x, DisplayWrite, MultiMate, MultiPlan, Office Document Architecture (ODA), Publisher 2.0 ou WordPerfect 4.1/4.2.
Si tel est votre cas, exportez vos fichiers dans un format compatible avec les filtres d'importation actifs. Souvent, le mode TXT fera l'affaire.

Enregistrez des fichiers en HTML pour les placer sur le Web
Toutes les pages Web que vous affichez sont rédigées dans un langage de programmation appelé HTML (HyperText Markup Language).
Après avoir abondamment surfé sur le Web, peut-être voudrez-vous, à votre tour, créer votre propre page pour le plaisir de l'afficher, pour la transmettre à vos amis ou connaissances ou, pourquoi pas, pour la placer sur le site Web que vous entendez élaborer. Vous n'avez nul besoin de connaître le langage HTML pour cela, encore que ce langage soit probablement le plus simple des langages informatiques. Pour rédiger des pages en HTML, il existe en effet des quantités d'éditeurs spécialisés, des programmes que vous pouvez vous procurer, commerciaux ou sharewares plus particulièrement. Mais si vous possédez déjà Word à partir de sa version 95, vous n'avez besoin de rien d'autre.
• Ouvrez Word et démarrez un nouveau document destiné à être converti en HTML.
• Tapez votre texte et incorporez des images si vous le souhaitez.
• Mettez votre texte en forme comme vous le faites d'habitude.
• Lorsque votre document est terminé, cliquez sur le menu Fichier puis sur sa commande Enregistrer au format HTML ou Enregistrez en tant que page Web selon votre version.
• Remplissez la boîte de dialogue comme de coutume, en conservant comme extension.HTM sur trois caractères ou.HTML sur quatre.
• Cliquez sur le bouton OK.
C'est terminé : votre fichier s'enregistre au format HTML.
Vous remarquerez que, Word n'étant pas un foudre de guerre, cet enregistrement prend "un certain temps".

Triez des paragraphes sur une clé
Le traitement de texte Word recèle une quantité de fonctions souvent méconnues et, de ce fait, peu ou pas utilisées. Ainsi en va-t-il des fonctions de tri. Pourtant, c'est bien simple de trier une liste ou un tableau. Il n'existe qu'un seul piège dont il faut se méfier. Soit la liste suivante, laquelle a été obtenue avec des tabulations (il ne s'agit donc pas d'un tableau vrai). Nous avons posé trois colonnes pour que vous compreniez bien comment cela fonctionne
Trois 3 Troyes en Champagne
Deux 2 Deux testaments
Sept 7 C'est épatant
Un 1 Un cheveu sur la tête à Mathieu

Pour trier cette liste sur son premier mot, par défaut
• Sélectionnez-la dans sa totalité.
• Cliquez sur le menu Tableau.
• Cliquez sur la commande Trier. La boite de dialogue de tri apparaît.
• Word a reconnu qu'il s'agissait de trier des paragraphes et l'affiche. Il reconnaît aussi qu'il s'agit de texte. En effet, la liste déroulante offre le choix entre Texte, Date et Numérique.
• Sélectionnez le mode de tri, Croissant (ascendant, de A à Z) ou Décroissant (descendant, de Z à A).
• Cliquez sur le bouton OK.
Le tri s'exécute instantanément dans l'ordre prescrit et porte sur la totalité des paragraphes, ainsi que vous pouvez le vérifier. Le deuxième champ de cette liste à trier (la deuxième colonne, si vous préférez) est numérique. Ces champs sont séparés par une tabulation, ce qui permet au programme de les distinguer. La procédure pour exécuter un tri sur cette colonne n'est guère différente
• Sélectionnez la liste dans sa totalité.
• Cliquez sur le menu Tableau puis sur sa commande Trier. La boîte de dialogue de tri apparaît.
• Déroulez la liste Paragraphes et sélectionnez le champ sur lequel le tri doit porter, ici le champ 2. Remarquez qu'automatiquement, Word a reconnu qu'il s'agissait d'un champ numérique.
• Sélectionnez le sens du tri et cliquez sur le bouton OK. Le tri est exécuté.
Les paragraphes de cette liste ne possèdent que trois champs. Si vous n'avez pas encore acquis l'expérience du tri, tentez de trier sur le troisième champ, la procédure restant semblable à la précédente (mais vous sélectionnez le troisième champ). Quel que soit le nombre de champs, la procédure reste la même.
Si vous voulez inverser l'ordre de tri et travailler en mode descendant, cliquez simplement sur le bouton de sens Décroissant et agissez comme ci-dessus.
Attention ! N'incluez surtout pas de lignes vides dans la sélection à trier car le programme ne reconnaîtrait plus qu'un seul et unique champ.
Si votre liste s'y prête, vous pouvez poser plusieurs critères de tri (plusieurs clés). Par exemple, vous triez d'abord sur les noms de famille puis sur les prénoms.

Simplifiez ou enrichissez les menus
Si vous n'êtes pas un utilisateur expert ou si vous n'avez nul besoin de toutes les commandes que les menus se font un plaisir de lister, simplifiez leur contenu. L'usage du programme y gagnera en facilité. A l'inverse, si vous voulez ajouter des commandes standard à certains menus, faites le sans hésiter pour accroître votre confort de travail.
Pour enrichir un menu
• Ouvrez Word et partez de n'importe quelle situation.
• Cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Personnaliser.
• Dans la fenêtre des Options, cliquez sur l'onglet Commandes.
• Dans la colonne de gauche, cliquez sur le menu qui vous intéresse pour lister les commandes disponibles dans la colonne de droite, par exemple le menu Edition.
• Dans le volet droit, faites défiler les commandes disponibles et sélectionnez celle qui vous intéresse, par exemple Coller comme lien hypertexte.
• Bouton de la souris enfoncé, faites glisser cette commande de la boîte de dialogue dans le menu qui vous intéresse (il peut être
différent du menu que vous avez sélectionné). Positionnez la commande et lâchezle bouton de la souris.
• Fermez la boîte de dialogue.
Si vous voulez supprimer des commandes inutiles dans un menu
• Ouvrez cette même boîte de dialogue.
• Bouton de la souris enfoncé, tirez la commande à supprimer hors de la barre d'outils et emmenez-la sur une zone neutre quelconque.
• Relâchez le bouton de la souris. La commande disparaît du menu.
• Fermez la boîte de dialogue.

Faites défiler facilement les fenêtres de documents
Word présente un léger défaut héréditaire (nul n'est parfait) : lorsque vous ouvrez plusieurs fenêtres de documents, il n'est pas si facile que ça de passer rapidement de l'une à l'autre.
Avec Word 2000, chaque fenêtre ouvre son propre bouton sur la barre des tâches, ce qui permet, d'un clic, d'en afficher une autre et constitue déjà un grand progrès.
Avec Word 2002, ces boutons sont regroupés en un seul que vous devez ouvrir pour sélectionner la bonne fenêtre. Aussi pouvez-vous adopter une autre méthode que vous aimerez vite : la création d'une icône spéciale de passage au document suivant. Il suffit de cliquer dessus pour passer d'une fenêtre à la suivante en bouclant. C'est très confortable et nous vous la recommandons.
La séquence est la suivante
• Cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Personnaliser.
• Cliquez sur l'onglet Commandes pour ouvrir la fenêtre de personnalisation.
• Dans la liste de gauche Catégories, cliquez sur l'option Toutes les commandes.
• Déroulez la liste de droite Commandes et cliquez sur la commande FenetreSuiv.
• Faites glisser cette commande, bouton de la souris enfoncé, dans la barre d'outilsde votre choix, par exemple une barre personnelle. Relâchez alors le bouton de la souris.
• Cliquez sur le bouton Fermer. La nouvelle icône apparaît dans cette barre. Dès lors, pour passer d'une fenêtre à la suivante, il vous suffit de cliquer sur cette icône, ce qui est réellement très pratique. Notez qu'elle se retrouvera dans toutes vos fenêtres.


Personnalisez vos puces
Vous savez comment créer une liste à puces sous Word : vous commencez un paragraphe par un astérisque (*) suivi d'un espace, vous tapez votre texte puis vous appuyez sur Entrée et le paragraphe se met en forme avec une belle puce par défaut. En même temps, le paragraphe suivant commence aussi par cette même puce. Le problème est que la puce par défaut n'est pas forcément celle qui mettra votre énumération en valeur. Notre figure montre quelques exemples de puces que vous pouvez utiliser.
Pour obtenir de telles puces, c'est élémentaire
• Tapez le paragraphe à préfixer d'une puce.
• Sélectionnez-le et faites un clic droit dessus.
• Cliquez sur la commande Puces et numéros.
• Cliquez sur l'onglet Avec puces.
• Sélectionnez l'une des puces existantes en cliquant dessus puis cliquez sur le bouton Personnaliser.
• Dans la nouvelle boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Symbole ou Caractère selon votre version.
• La fenêtre des polices apparaît. Sélectionnez la police contenant le symbole qui vous agrée. Si vous disposez de polices fantaisie, c'est le moment d'en profiter (fleurs, dessins, animaux...).
• Cliquez sur le symbole devant servir de puce pour le sélectionner.
• Cliquez sur le bouton OK.
• Cliquez sur le bouton Police.
• Choisissez la taille et la couleur de la puce, ainsi que sa position par rapport au texte.
• Cliquez sur OK deux fois pour refermer ces boîtes de dialogue.
La puce choisie apparaît. Elle est enregistrée dans votre liste des puces par défaut et vous y avez accès à tout moment.

Numérotez vos pages
Si votre document Word excède quelques feuillets, autant numéroter les pages. C'est tellement facile qu'il serait bête de s'en priver.
• Ouvrez le document à paginer.
• Cliquez sur le menu Insertion puis sur sa commande Numéros de page.
• Ouvrez la liste déroulante Position et choisissez entre l'en-tête et le pied de page.
• Ouvrez la liste déroulante Alignement et sélectionnez le type d'alignement que vous voulez appliquer. Très souvent, ce sera un alignement droit ou centré.
• Si vous ne voulez pas que le numéro de la page apparaisse sur la première page (ce qui est souvent une marque d'élégance), décochez la case Commencer la numérotation à la première page.
• Cliquez sur le bouton Format, ouvrez la liste déroulante des formats et sélectionnez celui qui vous convient.
• Si vous travaillez sur un roman ou sur une ceuvre divisée en chapitres, vous pouvez aussi inclure la référence du chapitre dans la pagination. Pour cela, cochez la case Inclure le numéro de chapitre et sélectionnez successivement dans les listes déroulantes le style appliqué au numéro de chapitre et le séparateur intervenant entre le chapitre et la pagination.
• Vous pouvez encore définir deux choses en cochant leurs cases respectives : si vous voulez que la pagination se poursuive lorsque vous passez d'une section du document à la suivante (cela s'applique à des documents de quelque importance ou un peu complexes, un changement de mise en page, par exemple, créant une nouvelle section) et à partir de quel numéro vous voulez que la pagination commence (c'est le numéro 1 par défaut mais, si votre document est une suite, vous voudrez peut-être commencer par un autre numéro).
• Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue de format de la pagination.
• Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Numéros de page.
La pagination est aussitôt active.
Word passe automatiquement en mode Page s'il ne s'y trouvait déjà. La pagination apparaît en gris, là où vous l'avez décidé. Vous pourriez à ce moment cliquer sur le menu Affichage puis sur sa commande En-tête et pied de page pour observer la pagination et même la compléter avec d'autres informations. Cliquez sur l'icône Fermer qui est apparue dans la nouvelle barre d'outils présente lorsque vous vous trouvez dans ce mode En-tête et pied de page pour revenir à votre page.

Affichez le nom entier des polices
Vous savez très exactement comment redimensionner les fenêtres sur vos écrans, comment personnaliser vos barres d'outils ou exécuter encore bien des choses qui n'ont plus de secret pour vous. Très bien, mais voici un autre problème : la zone de texte dans la barre d'outils Standard de Word est trop petite pour afficher complètement le nom de certaines polices. Avec Arial, cela passe bien, mais il n'en va plus de même avec Abadi MT Condensed Extra Bold ou avec bien d'autres fontes dont, pourtant, les derniers caractères revêtent parfois une signification importante. La solution ? Ajustez la taille de cette fenêtre. Même si vous êtes un utilisateur très averti, gageons que vous ignoriez que c'était possible.
La procédure est simple
• Ouvrez Word, c'est la moindre des choses.
• Cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Personnaliser.
• Tandis que la boîte de dialogue de personnalisation est affichée à l'écran (quel que soit son volet actif), cliquez sur le bord droit de la fenêtre affichant le nom des polices. Le pointeur de la souris doit se transformer en une double flèche. Faites glisser ce bord horizontalement, bouton de la souris enfoncé, vers la droite pour agrandir la fenêtre.
• Celle-ci correctement établie, fermez la boîte de dialogue Personnaliser en cliquant sur son bouton Fermer.
Si vous avez bien ajusté cette taille, tous les noms de toutes les polices devraient pouvoir s'afficher parfaitement. Avec un seul regret : la liste déroulante des polices ne suit pas le mouvement et s'obstine à conserver une largeur identique.

Remplissez des pages avec un texte expérimental
Lorsque vous procédez à des essais, il vous faut parfois remplir une zone de texte avec un texte quelconque pour voir ce que cela donne. Vous pouvez taper n'importe quoi mais c'est lassant. Si vous êtes un intellectuel, vous taperez un texte en latin comme Adobe l'adore et commençant par les mots Lorem ipsum dolor sit amet... Une autre méthode existe, qui paraît plus rationnelle et plus satisfaisante pour l'esprit. Elle ne fonctionnera que si le mode correction automatique est actif.
Si elle ne fonctionne pas, activez ce mode ainsi :
• Word étant ouvert, cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Correction automatique.
• Cliquez sur l'onglet Correction automatique.
• Cochez la case Correction en cours de frappe.
Voici maintenant la méthode
• Positionnez le point d'insertion dans Word, là où vous voulez faire apparaître ce texte quelconque.
Tapez à cet endroit la formule magique (les deux derniers caractères sont des parenthèses, n'oubliez pas le signe égal au début et n'introduisez nulle part d'espace le tout étant souligné) : =RAND()
• Appuyez sur Entrée.
Aussitôt, cette formule est remplacée par plusieurs phrases identiques ressemblant à celle qui sert, d'habitude, à tester les polices : Servez à ce monsieur une bière et des kiwis...
• Si vous n'en avez pas assez, appuyez sur Ctrl + Y pour renouveler l'opération précédente, et ce, autant de fois que nécessaire.

Supprimez les occurrences d'un mot
Vous venez de rédiger un long rapport ou un roman et vous vous apercevez avec désespoir que vous devez supprimer, dans l'ensemble de ce texte, un ou plusieurs mots superflus qui reviennent tout le temps. C'est très facile quand on connaît l'astuce ! Sinon, c'est pire que l'enfer des pavés du Nord pour le Paris-Roubaix en vélo.
L'astuce consiste à lancer des remplacements en salve mais sans rien mettre à la place, ce qui se traduit par une suppression. Mais soyons plus clair. Supposons que, dans votre texte, vous vous référiez constamment à un certain monsieur Jean Trancène et que vous vouliez supprimer partout le prénom Jean, lequel fait mauvais effet
• Ouvrez votre document dans Word.
• Appuyez sur Ctrl + H ou bien cliquez sur le menu Edition puis sur sa commande Remplacer car cela revient au même. La fenêtre de remplacement s'affiche.
• Cliquez sur le bouton Plus pour développer cette fenêtre.
• Cochez la case Mot entier pour que le programme de recherche ne trouve que des mots Jean entiers et non inclus dans d'autres mots (on n'est jamais trop prudent). Vous pouvez aussi cocher la case Respecter la casse. Surtout, n'inscrivez rien sur la ligne Remplacer par.
• Cliquez sur le bouton Remplacer tout pour exécuter un remplacement en salve sans rien vérifier. Le programme recherche automatiquement tous les Jean et les supprime. Avec un seul risque: si un autre Jean est cité dans votre texte, il sera lui aussi décapité.
• Par sécurité, mieux vaut alors probablement cliquer sur le bouton Suivant à la place de Remplacer tout. Word recherche le premier Jean du texte et le met en inversé (en surbrillance, comme le dit Microsoft sur un coup d'improvisation ne correspondant pas à la réalité). Vérifiez s'il n'y a pas erreur et, si tout va bien, cliquez sur le bouton Remplacer.
La séquence supprime purement et simplement le mot trouvé et recherche aussitôt l'occurrence suivante.
• S'il y a erreur, cliquez sur le bouton Suivant pour ignorer ce qui vient d'être trouvé et poursuivre la recherche.
• Poursuivez de la même façon en allant jusqu'au bout.
Vous procéderez ainsi au coup par coup, ce qui est certes plus long mais s'avère aussi plus sûr. Notez que cette méthode s'applique à tous les traitements de texte.

Vérifiez votre dictionnaire personnel
Word vérifie constamment votre orthographe en arrière-plan si vous n'avez pas inhibé cette fonction. Il vous signale les orthographes qu'il ne reconnaît pas et vous les corrigez, ou bien, si elles sont correctes, vous les enregistrez dans votre dictionnaire personnel. Or, il peut arriver que, dans le feu de l'action, vous enregistriez un mot mal orthographié. Un autre cas est d'enregistrer un mot mais, ultérieurement, s'apercevoir que son orthographe était incorrecte.
Devrez-vous en supporter les conséquences à jamais ? Non car vous pouvez aussi bien modifier ou supprimer des entrées qu'en ajouter de nouvelles manuellement, et cela, dans votre dictionnaire personnel exclusivement. La méthode est la suivante
• Ouvrez Word et cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Options.
• Cliquez sur l'onglet Grammaire et orthographe.
• Sélectionnez le dictionnaire personnel PERSO.DIC en cliquant dessus. Cliquez sur le bouton Dictionnaires. Ou bien, selon la version, cliquez sur le bouton Dictionnaires personnels puis sélectionnez en bas de la liste PERSO.DIC.
• Cliquez sur le bouton Modifier. Si Word a été configuré pour corriger à l'arrièreplan, une boîte de dialogue apparaît ; cliquez sur son bouton OK.
• La liste des mots que vous avez enregistrés dans votre dictionnaire personnel s'affiche. Exécutez la correction dans cette fenêtre en utilisant ses boutons Enregistrer ou Supprimer.
• Fermez cette fenêtre.
Si besoin est, réactivez la correction à l'arrière-plan en cliquant sur le menu Outils, sur Options, sur l'onglet Grammaire et orthographe et cochez la case Vérifier l'orthographe au cours de la frappe.

Le correcteur orthographique ne fonctionne plus
L'un des aspects sympathiques (ou irritants) de Word est son correcteur orthographique. Il travaille en arrière-plan et souligne rageusement d'un trait ondulé rouge les mots qu'il ne reconnaît pas. Cela vous permet de les corriger à mesure que vous commettez des fautes. L'aspect négatif de ce type d'automatisme est que l'on finit par s'appuyer sur le correcteur sans plus prêter attention à l'orthographe. Mais parfois, sans cause apparente, le correcteur refuse de fonctionner: vous voilà bien avancé ! Si tel est le cas, la première urgence consiste à vérifier si les options du correcteur sont toujours correctes
• Word étant ouvert, cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Options.
• Cliquez sur l'onglet Grammaire et orthographe. La boîte de dialogue spécifique apparaît.
• Voyez si la case Vérifier l'orthographe au cours de la frappe est bien cochée sinon cochez-la. Attention ! Si cette case est estompée, c'est que le vérificateur orthographique n'a pas été installé sur votre machine et il vous appartient alors de compléter l'installation.
• Désactivez la case Masquer les fautes d'orthographe. Si elle est cochée, elle annule la fonction de vérification en ligne.
.Cliquez sur OK pour refermer cette boîte de dialogue.
Observez-vous des mots soulignés dans le texte que vous tapez maintenant et qui sont manifestement mal orthographiés ? Ne vous alarmez pas
• Ouvrez la même fenêtre des options, sur son volet Grammaire et orthographe.
• Cliquez sur le bouton Revérifier le document.
• Cliquez sur OK pour refermer cette boîte de dialogue.
De retour dans votre document, vous devriez avoir le plaisir de trouver ces fameux traits ondulés qui témoignent de votre manque d'intérêt pour l'orthographe ou de votre capacité à taper plus vite que votre ombre pour mieux suivre votre pensée.
Si le correcteur ne fonctionne toujours pas, vous pourriez procéder à un essai simple : ouvrez un nouveau document vierge et tapez un court texte avec des fautes. Les mots devraient se souligner, ce qui prouve que le correcteur est actif. Vous pourriez, à la limite, tenter une seconde expérience : copiez le texte du document dans lequel le correcteur ne fonctionne pas dans un nouveau document que vous venez d'ouvrir. Si des mots se soulignent, c'est de nouveau la preuve que le vérificateur fonctionne. Sinon, c'est peut-être parce qu'il n'y a pas de fautes !

Piquez des notes
Word dispose d'un outil très particulier, le Pique-notes, dont l'usage est très intéressant même s'il n'est pas évident. Comme son nom l'indique, il sert à glaner et à regrouper des notes que vous piquez dans n'importe quels documents. Elles s'ajoutent les unes à la suite des autres et, quand vous estimez que vous en avez assez fait, vous les insérez globalement dans un nouveau document original
Pour utiliser le Pique-notes, vous n'avez nul besoin d'activer quoi que ce soit.
• Appuyez sur Ctrl + F3. Word coupe la sélection, la supprime donc du document original, et l'insère dans le Pique-notes.
• Si vous ne voulez pas supprimer ce que vous venez de couper, rétablissez-le immédiatement en appuyant sur Alt + Retour arrière.
• Recommencez avec les entrées suivantes.
Toutes ces sélections s'ajoutent les unes à la suite des autres, dans l'ordre où vous les effectuez ; il vous reste à les utiliser. Si vous voulez insérer le contenu du Pique-notes en l'effaçant en même temps, la procédure est la suivante
• Ouvrez le document destinataire.
• Positionnez le point d'insertion au bon endroit.
• Tapez pique-notes en majuscules ou en minuscules, peu importe.
• Appuyez aussitôt sur la combinaison CH +Maj+F3.
Si vous ne voulez pas effacer le contenu du Pique-notes, avec un Word antérieur à Word 2000
• Ouvrez le document destinataire et positionnez le point d'insertion au bon endroit.
• Tapez pique-notes en majuscules ou en minuscules, peu importe.
. Appuyez aussitôt sur F3. Une copie du contenu du Pique-notes se place au point d'insertion, mais le Pique-notes n'est pas effacé pour autant. Tout se passe ici comme si vous faisiez un coller.


Avec Word 2000 et 2002 :
• Cliquez sur le menu Insertion, sur Insertion automatique puis encore une fois sur Insertion automatique dans la sous liste.
• Dans la zone Tapez les insertions automatiques ici, cliquez sur Pique-notes (ou sur Spike selon votre version) puis sur Insérer.
Pour afficher le contenu du Pique-notes avec Word 2000 et 2002, cliquez sur le menu Insertion, sur Insertion automatique, sur Insertion automatique de nouveau puis sur Pique-notes dans la liste des insertions automatiques. Word affiche la totalité ou une partie du contenu du Pique-notes dans la zone Aperçu. Ce petit outil peut vous permettre de gagner bien du temps.

Stylez vos en-têtes et pieds de page
Si vous créez un en-tête ou un pied de page dans Word (ce qui reste relativement simple puisqu'il suffit de cliquer sur le menu Affichage puis sur sa commande En-tête et pied de page),, le programme leur affecte par défaut le style spécialisé En-tête ou Pied de page, selon le cas. Le problème est le suivant: ce style est identique au style Normal, ce qui ne convient généralement pas.
Bien sûr, vous pouvez aisément le modifier en utilisant les commandes de la barre de mise en forme mais il existe une méthode plus efficace: modifiez ce style et enregistrez-le dans le modèle de document que vous utilisez par défaut ; il est généralement appelé NORMAL.DOT.


Avec Word 2002 :
La procédure à appliquer une seule fois est celle-ci avec Word 2002 (elle est différente avec des versions antérieures)
• Cliquez sur le menu Format puis sur sa commande Style.
• Dans la liste Afficher, sélectionnez Styles et mise en forme.
• Dans la liste du bas Afficher, sélectionnez Tous les styles puis, dans la liste centrale, En-tête; vous recommencerez ensuite avec le style Pied de page.
• Faites un clic droit sur ce style puis cliquez sur la commande Modifier.
• Dans la nouvelle boîte de dialogue qui apparaît, cochez la case Ajouter au modèle.
• Cliquez sur le bouton Format puis sur la commande Police.
• Définissez la police, la taille et les attributs souhaités dans la fenêtre, classique cette fois, de sélection d'une police.
• Cliquez sur le bouton OK.
• Fermez le volet Office des styles.


Avec des versions autres que Word 2002 : Notez que ce mode d'emploi diffère selon les versions de Word. Parfois, la séquence commencera ainsi
• Cliquez sur le menu Fichier puis sur sa commande Nouveau. N'utilisez surtout aucune autre méthode car Word est trompeur: le raccourci Ctrl + N, bien qu'indiqué sur la ligne de la commande, fonctionne différemment, ce qui trouble bien des débutants.
• Sélectionnez le modèle de document à modifier et ouvrez-le puis poursuivez comme ci-dessus.

Créer des colonnes
On travaille le plus souvent sur des documents ne demandant qu'une seule colonne. Tel est le cas typique du courrier. Vous savez pourtant que Word permet de préparer des documents tels que des journaux, organisés sur plusieurs colonnes. Mieux, vous pouvez modifier en cours de route le nombre de colonnes à la demande, soit pour l'accroître, soit pour le réduire. Le phénomène déroutant est alors le suivant: lorsque vous modifiez le nombre de colonnes, vous changez obligatoirement de section.
Pour Word, une section est une partie d'un document partageant un certain nombre de caractéristiques communes: même nombre de colonnes, mêmes en-têtes et pieds de page, dimensions du papier identiques, etc. Si vous souhaitez modifier le nombre de colonnes d'un document :
. Positionnez le point d'insertion sur la ligne débutant la nouvelle présentation.
• Cliquez sur le menu Insertion puis sur sa commande Saut.
• Dans la rubrique Types de sauts de section, choisissez la commande Continu pour ne pas changer de page. Bien sûr, si vous préférez démarrer la nouvelle section sur une page suivante, gauche ou droite, optez pour l'une des trois autres rubriques.
• Cliquez sur le bouton OK.
• Positionnez le point d'insertion dans la nouvelle section.
• Cliquez sur le menu Format puis sur sa commande Colonnes.
• Spécifiez le nombre de colonnes dans la boite de dialogue qui s'affiche alors. Vous pouvez, au choix cliquer sur l'icône correspondant au nombre de colonnes que vous désirez ou incrémenter le nombre de colonnes en cliquant sur les flèches ad hoc.
• Observez le contenu du cadre Aperçu pour voir ce que cela donne puis cliquez sur le bouton OK.
Vous pouvez maintenant entrer du texte examinez comment il se dispose, remplissant une colonne avant de passer en haut de la suivante. Divers paramétrages servent à ajuster la largeur des colonnes mais aussi leur espacement. N'hésitez pas à fignoler en vous servant de la règle horizontale et de ses curseurs.

Sélectionnez une colonne
Vous savez que, sous Word, vous pouvez aisément sélectionner une colonne complète, indépendamment de ses voisines, à la condition qu'il s'agisse d'une colonne de tableau.
Ce que vous ignorez peut-être est le fait que vous pouvez aussi sélectionner une colonne de texte, même si cette colonne n'est pas distinguée matériellement par un début de ligne, par une ou plusieurs tabulations ou par un retour à la ligne. La seule condition préalable: les colonnes doivent respecter un minimum d'alignement vertical.


Coupez et collez en gérant les espaces
Word gère automatiquement les espaces avant et après un texte collé, à la condition que la bonne option soit active. Pour l'activer :
• Cliquez sur le menu Outils puis sur Options.
• Cliquez sur l'onglet Edition.
• Cochez la case Couper-coller avec gestion d'espace puis cliquez sur OK.


Insérez à la vitesse grand V
Vous connaissez cette fonction d'insertion automatique de Word qui permet d'introduire automatiquement des textes complets. Pour réduire encore votre effort, sachez que vous pouvez la remplacer par le mode de correction automatique. De plus, vous pourrez même n'utiliser qu'un code sur un seul caractère.
En voici un exemple avec la méthode classique, d'abord ; l'économie de moyens que nous vous proposons viendra ensuite. On suppose ne jamais utiliser le caractère £ (livre anglaise), ce qui est souvent le cas. II va servir à insérer un texte complet, aussi long et complexe que vous le désirez
• Ouvrez Word.
• Tapez le texte à insérer automatiquement, par exemple Nous vous prions d'agréer, Mesdames, messieurs et chers administrés, l'expression de nos sentiments les plus chaleureux.
• Sélectionnez-le et appuyez sur Alt + F3.
• Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, tapez le code d'appel, simplement £.
• Cliquez sur OK. Le code est enregistré.
Tout ce qu'il vous reste à faire maintenant est de préparer une lettre puis, à la fin, de taper le caractère £ et d'appuyer aussitôt sur F3 pour faire apparaître à sa place votre texte, automatiquement, tel un magicien sortant un lapin de son chapeau.
Une autre méthode se révèle encore plus rapide car elle consiste à utiliser le mode d'autocorrection. Vous n'aurez plus besoin de F3
• Ouvrez Word.
• Cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Correction automatique ou sur Options de correction automatique selon votre version.
• Cliquez sur l'onglet Correction automatique.
. Dans la boîte de dialogue, tapez le signe livre £ sous Remplacer puis la phrase complète sous Par. Notez que si vous l'aviez sélectionnée dans votre texte au préalable, elle apparaîtra toute seule.
• Cliquez sur le bouton Ajouter et sur OK. C'est fait.
Maintenant, si vous tapez un £ dans un texte quelconque, c'est la phrase enregistrée qui prend automatiquement sa place, sans aucun autre effort. Bien, mais si vous vouliez exceptionnellement conserver ce £ ? C'est simple : dès que la phrase s'affiche, appuyez sur Ctrl + Z pour la supprimer ; le symbole £ réapparaît et demeure solidement verrouillé sur place.

 


EXCEL


Placez des titres spectaculaires
Vous savez monter des tableaux simples ou complexes sous Excel. Or, vous devez présenter celui qui annonce l'avenir proche de votre entreprise à un aréopage de responsables et vous souhaitez les impressionner. Il existe mille façons pour cela, plus une : titrez votre tableau d'une façon qui surprendra agréablement votre auditoire. La fonction nécessaire est incluse dans Excel mais généralement ignorée.
La procédure à appliquer est plus longue à décrire qu'à exécuter
-Ouvrez Excel.
• Affichez la barre d'outils de dessin en cliquant sur l'icône Dessin placée, elle, dans la barre d'outils Standard.
• Cliquez sur l'outil de texte, dans la barre de dessin, et tracez un cadre de texte en haut de l'écran, au moins sur deux ou trois lignes de hauteur.
-Faites un clic droit sur le bord de ce cadre (et surtout pas à l'intérieur) pour afficher son menu contextuel puis cliquez sur Format de la zone de texte.
• Cliquez sur l'onglet Couleurs et traits.
• Cliquez sur la liste déroulante Remplissage Couleur et, dans la palette, tout en bas, sur Motifs et textures.
• Choisissez Bicolore et sélectionnez vos couleurs avec un mode de dégradé horizontal. Pour le centre, retenez une couleur soutenue.
• Cliquez sur l'onglet Police.
• Choisissez une police et une taille, avec une couleur légère, par exemple du jaune.
• Cliquez sur l'onglet Alignement.
• Sélectionnez un alignement vertical et horizontal Centré.
• Cliquez sur OK pour refermer cette boîte de dialogue.
• Tapez votre titre dans la feuille Excel. Vous retoucherez ce titre à la demande, éventuellement en reprenant ces mêmes opérations. Si vous modifiez votre feuille, par exemple la largeur des colonnes, le titre se recentrera automatiquement.


Ne vous laissez pas piéger par les décimales
Comme tous les tableurs, Excel possède une mémoire d'éléphant. Il n'oublie jamais la liste interminable des décimales qu'il calcule et que vous n'affichez certainement pas, surtout si vous traitez votre comptabilité. En effet, deux décimales pour les centimes suffisent; pourquoi s'embarrasser d'une quinzaine de décimales, et ce, d'autant plus que le programme arrondit parfaitement les nombres à l'affichage ? Pourtant, cette mémoire cache un piège qui déconcerte et irrite les comptables et tous ceux qui sont partisans de sciences exactes une erreur de calcul apparente sur le dernier chiffre risque de se manifester. Par exemple, Excel additionne les valeurs affichées 6 + 2 et affiche 9 comme résultat. Horreur ! Pourtant, Excel n'a commis aucune erreur, en voici la preuve.
Notre figure vous en administre la preuve sur la ligne 3, avec des valeurs apparentes simples dont on a supprimé les décimales. Ce serait exactement pareil si vous affichiez des centimes,l'erreur apparente se manifestant toujours sur le dernier chiffre.

Sur la ligne 7 figurent les valeurs exactes enregistrées dans les cellules de la ligne 3, soit 6,4 + 2,4 = 8,80 avec un résultat calculé sur deux décimales : il est correct. Parce qu'Excel a arrondi, il apparaît faux en C3. La solution ? Elle consiste à calculer sur la valeur affichée dans les cellules et non sur les valeurs réelles. Pour cela :
• Cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Options.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur l'onglet Calcul.
• Cochez la case Calcul avec la précision au format affiché.
• Cliquez sur OK.
Une autre méthode, plus savante, consiste à faire appel à la fonction désignée par ARRONDI. Il suffit alors d'arrondir les nombres dans les cellules à additionner puis de procéder à l'addition. Cela étant, votre comptable ne bondira plus d'indignation.


Imprimez les en-têtes des lignes et des colonnes
Lorsque vous imprimez une feuille de calcul Excel tenant sur plusieurs pages, il est astucieux de répéter les en-têtes des lignes et des colonnes sur chaque page imprimée. Faute de cette précaution élémentaire, la lecture des feuilles devient parfois une véritable torture et, dans le pire des cas, peut introduire des erreurs d'interprétation. Prêtez attention à ce double piège dans lequel tombent parfois les débutants
• Vous pouvez figer ces en-têtes à l'écran mais cela n'a rien à voir avec l'impression les en-têtes n'en seront pas pour autant
répétés sur chaque page imprimée, ce qui déroute parfois certains utilisateurs. Il faut appliquer une commande spéciale.
• Vous ajoutez de véritables en-têtes et pieds de page à votre feuille de calcul. Ils seront bien imprimés mais, de nouveau, cela n'a rien à voir avec l'impression des en-têtes des lignes et des colonnes.
Voici la procédure à appliquer pour répéter les en-têtes des lignes et des colonnes à l'impression. Ne cherchez pas ces commandes dans la boîte de dialogue d'impression où l'on pourrait espérer les trouver
• Affichez la feuille de calcul à imprimer.
• Cliquez sur le menu Affichage, ce qui paraît pour le moins curieux.
• Cliquez sur la commande En-tête et pied de page.
• Cliquez sur l'onglet Feuille. Vous y êtes.
• Dans ce volet se trouve un encadré, titré Titres à imprimer, avec deux lignes réservées aux lignes et aux colonnes. Chacune d'elles dispose sur sa droite d'une petite icône sur laquelle vous allez devoir cliquer.
• Cliquez sur la petite icône située au bout de la ligne Lignes à répéter en haut. La fenêtre s'escamote, ou plutôt se réduit à une simple barre, découvrant la feuille de calcul sous-jacente.
• Cliquez sur la ligne qui doit apparaître sur toutes les pages imprimées. Elle s'encadre d'un filet à tirets. Ses références apparaissent dans la barre. Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes.
• Appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur la même petite icône. Vous retrouvez la boîte de dialogue.
• Renouvelez la même opération avec la ligne Colonnes à répéter à gauche. Sélectionnez les colonnes et appuyez sur Entrée.
• Cela fait, vous pouvez en profiter pour définir d'autres options dans la feuille de calcul; par exemple, vous pouvez décider d'imprimer le quadrillage.
• Cliquez maintenant sur OK avant de lancer l'impression.
Une sage précaution consiste à procéder à un préaffichage avant de lancer une impression. Vous obtenez ainsi une vue exacte de ce qui va sortir et, si cela ne vous convient pas, vous pourrez encore apporter toutes les modifications voulues sans gâcher de papier. Pour cela, cliquez sur l'icône Aperçu avant impression dans la barre d'outils Standard et circulez d'une page à l'autre pour vérifier que tout fonctionne correctement.


Colorez la grille
Par défaut, Excel affiche un quadrillage léger, en gris, pour délimiter les cellules. C'est bien pratique mais pas toujours : dans un document terminé, par exemple un modèle de facture mieux vaut supprimer ce quadrillage aussi bien à l'écran qu'à l'impression. Mais qu'en est-il lorsque vous utilisez une feuille Excel pour assurer une présentation ? Dans ce cas, le quadrillage peut rester indispensable mais pourquoi ne pas le faire passer dans une autre couleur que ce gris traditionnel tristounet ? C'est pourtant bien facile
• Ouvrez une nouvelle feuille Excel.
• Cliquez sur le menu Outils puis sur sa commande Options.
• Cliquez sur l'onglet Affichage.
• Cochez la case Quadrillage. Si elle n'est pas cochée, le quadrillage ne s'affiche pas.
• Cliquez sur la liste déroulante Couleur pour afficher la palette.
• Cliquez sur une couleur de votre choix.
• Cliquez sur le bouton OK. Votre grille adopte la couleur que vous avez sélectionnée.
Si vous voulez imprimer la grille colorée
• Cliquez sur le menu Fichier puis sur sa commande Mise en page.
• Cliquez sur l'onglet Feuille.
• Cochez la case Quadrillage.
• Décochez la case En noir et blanc.
• Cliquez sur OK pour refermer la fenêtre. Vous pouvez maintenant lancer une impression, sur une imprimante couleur, cela va de soi.


Créez des séries automatiquement
Excel possède une faculté précieuse, celle de remplir automatiquement des cellules consécutives avec des séries de chiffres. Par exemple
• Tapez 1 en A1 et appuyez sur Entrée.
• Sélectionnez A1.
• La cellule étant entourée de son cadre gras, pointez la case de recopie, le pavé noir situé dans l'angle inférieur droit de ce cadre. Le pointeur devient un gros signe +.
• Appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée. Le gros + du pointeur s'accompagne d'un petit +.
• Faites glisser le pointeur sur les cases adjacentes horizontales, par exemple. Elles se remplissent des nombres suivants: 2, 3, 4, etc. sur autant de cases que vous en avez couvertes.
Excel a tout compris ! Bien, mais maintenant, supposons que vous vouliez créer une série décroissante, par exemple allant de 9 à 1 ?
Une première méthode pour créer une série négative est la suivante, par exemple pour une série de 9 à 1, à partir de A1 et dans la colonne A
• Tapez 9 dans A1.
• Tapez 8 dans A2.
• Sélectionnez les deux cellules.
• Pointez la case de recopie et, bouton de la souris enfoncé, faites glisser la souris vers le bas. Les cellules sélectionnées se remplissent des nombres descendant consécutifs, passant même à des nombres négatifs si vous débordez.
Vous pouvez définir la valeur de départ et aussi le pas du comptage. Par exemple, si le premier nombre est 9 et le deuxième 6, le pas du comptage est 3 et le décompte s'effectue de la sorte : 9, 6, 3, 0, -3, etc.
Ces méthodes sont très efficaces mais elles se révèlent particulièrement malcommodes si vous voulez remplir un grand nombre de cellules, par exemple une centaine.
Dans un tel cas, mieux vaut passer par le menu
• Tapez le premier nombre dans la cellule de départ, par exemple 500 dans A1 et appuyez sur Entrée.
• A1 étant sélectionnée, cliquez sur le menu Edition puis sur sa commande Recopier ou Remplissage, selon votre version, et enfin sur Série.
• Dans la boîte de dialogue qui apparaît, spécifiez s'il s'agit d'une série horizontale ou verticale, indiquez son pas et la dernière valeur sur laquelle elle doit stopper.
• Cliquez sur OK.
La série s'inscrit dans les cellules. Vous remarquerez que cette boîte de dialogue crée une série linéaire par défaut mais, si votre science va jusque-là, vous pouvez aussi fabriquer des séries géométriques ou chronologiques et, dans ce dernier cas, spécifier l'unité de temps.


Effacez des cellules avec la souris
Si vous utilisez intensivement la souris, sachez que vous pouvez aussi vous en servir pour effacer le contenu de cellules sélectionnées sans utiliser la touche d'effacement, ce qui permet de rationaliser votre travail. L'astuce fonctionne ainsi
• Sélectionnez les cellules dont vous voulez effacer le contenu en procédant comme de coutume avec la souris.
-Tirez la poignée de recopie vers la gauche et le haut. Les cellules deviennent grisées.
• Relâchez le bouton de la souris : leur contenu disparaît. Les cellules ont été effacées.


Visitez une zone inexplorée de la feuille de calcul
Cette astuce permet de partir visiter rapidement un emplacement inexploré dans une vaste feuille de calcul ; autant elle est simple, autant elle paraît bien méconnue
• Maintenez la touche Maj enfoncée.
-Tirez la cage d'ascenseur de l'une des barres de défilement horizontal ou vertical. Elle se réduit et permet de parcourir l'ensemble de la feuille de calcul.
• Arrivé à destination, relâchez le bouton de la souris.
Ce faisant, observez le comportement de la cage d'ascenseur et des cellules, pour votre édification.


Imprimez la seule zone qui vous intéresse
Nous avons pu constater que les débutants et même d'autres utilisateurs d'Excel ne savent pas qu'ils peuvent délimiter la zone à imprimer lorsqu'ils ne veulent pas imprimer tout un tableau. C'est pourtant bien simple
• Ouvrez Excel puis le tableau dont vous ne voulez imprimer qu'une partie.
-Sélectionnez la seule partie que vous voulez imprimer en la balayant avec la souris, bouton enfoncé.
• Cliquez sur le menu Fichier puis sur sa commande Zone d'impression.
• Cliquez sur Définir. Excel mémorise la surface de la zone à imprimer et il s'en servira pour toutes vos impressions ultérieures.
• Lancez l'impression comme de coutume, soit en cliquant sur l'icône d'impression, soit en appuyant sur Ctrl + P, soit en passant par le menu Fichier puis sa commande Imprimer. Seule la zone sélectionnée sera imprimée.
Attention à un piège, toutefois ! Avec certaines anciennes versions d'Excel, le clic sur l'icône Imprimer annule la sélection de la zone et imprime la totalité du tableau. Rassurez-vous, ce n'est pas le cas avec Excel 2000.
Pour annuler la commande limitant la zone d'impression et retrouver l'ensemble du tableau imprimé, renouvelez une partie de la même séquence
• Cliquez sur le menu Fichier puis sur sa commande Zone d'impression.
• Cliquez cette fois sur Annuler.
Si vous vouliez définir une nouvelle zone différente, vous pourriez la présélectionner et cliquer directement sur Définir, sans annuler au préalable.


Microsoft Office


Supprimez le compagnon Office

Vous travaillez avec Office et, chaque fois que vous ouvrez l'un de ses programmes, le compagnon Office apparaît. C'est amusant au début et plein d'humour, surtout si vous avez choisi le petit chat, mais l'inconvénient n'est pas mince : vous n'avez plus directement accès à l'aide classique et il vous faut taper votre question en passant par le compagnon Office. Vous pouvez supprimer ce compagnon pour la session en cours : faites un clic droit dessus et choisissez Masquer. Il réapparaîtra automatiquement lors de la prochaine session. Vous pouvez aussi, avec Office 2002, le masquer pour toutes les sessions : cliquez sur le menu d'aide (?) puis sur sa commande Masquer le Compagnon Office. Avec certaines versions d'Office, c'est cependant insuffisant et il faut appliquer une méthode plus radicale pour le supprimer définitivement.


Avec Office 2000, la procédure est la suivante
• Fermez toutes les applications ouvertes.
• Cliquez sur le bouton Démarrer, choisissez Paramètres puis Panneau de configuration.
- Doublecliquez sur l'icône Ajout/Suppression de programmes.
- Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur l'onglet Installation/Désinstallation s'il n'est pas actif par défaut.
- Choisissez Microsoft Office 2000, Premium ou Professionnel, selon ce que vous avez installé.
- Cliquez sur le bouton AjouterlSupprimer. La boîte de dialogue Mode maintenance s'affiche.
• Cliquez sur le bouton Ajouter/Supprimer des composants.
- Dans la liste qui s'affiche, cliquez sur le signe + situé à gauche de la ligne Outils Office.
- Dans la liste développée, cliquez sur l'icône située à gauche de la ligne Compagnon Office.
• Cliquez sur la ligne Non disponible.
• Cliquez sur le bouton Mettre à jour. La boîte de dialogue de mise à jour s'affiche et le programme exécute celle-ci.
- Vous pouvez maintenant refermer toutes les fenêtres ouvertes ainsi que le Panneau de configuration.

Avec Office 97, la procédure démarre de la même façon mais varie quelque peu en cours de route. En effet, il vous faudra utiliser le CDRom d'installation d'Office 97. Vous trouverez le compagnon Office dans les Outils Office.


Paint - Gérez les barres d'outils
Si vous appréciez le programme de dessin Paint et si vous travaillez fréquemment avec lui, vous n'êtes probablement pas toujours satisfait de la présence et de la position de ses deux barres d'outils.
Une première méthode consiste à les supprimer quand vous n'en avez pas besoin, et ce, via le clavier, sans passer par les menus
• Ctrl + L supprime ou réaffiche la palette des couleurs ;
- Ctrl + T supprime ou réaffiche la barre d'outils.
Si vous les supprimez toutes les deux, vous agrandissez d'autant l'espace réservé à l'affichage. Vous pouvez les réafficher un instant pour sélectionner un outil ou une couleur avant de les supprimer de nouveau. Vous pouvez aussi déplacer les barres et les transformer en palettes flottantes
• Visez un espace libre dans le cadre de la barre d'outils ou de la palette.
• Bouton de la souris enfoncé, tirez la barre vers le centre de l'écran et positionnez-la où bon vous semble.
Dès lors :
• Pour déplacer une barre, procédez comme avec n'importe quelle fenêtre et tirez simplement sa barre de titre.
• Pour réinstaller une barre sur sa position d'origine par défaut, doublecliquez sur sa barre de titre.
• Pour coller la barre d'outils sur le bord droit au lieu du bord gauche, tirez-la sur cette position où elle s'affichera en colonne.
• Pour coller la palette sur le bord supérieur, tirez-la sur cette position où une rangée horizontale apparaîtra.


Utilisez la notation scientifique de votre tableur

Parce que beaucoup d'utilisateurs des tableurs (Excel, Lotus 1-2-3 ou autres) ne sont pas des scientifiques, ils sont souvent déroutés par la notation scientifique que ces derniers appliquent, parfois sans leur demander leur avis. En effet, lorsque vous entrez un nombre qui ne tient pas dans sa cellule, le tableur soit le remplace par des signes #####, soit l'écrit en notation scientifique. Ce que l'on désigne par notation scientifique est un mode d'écriture des nombres qui fait appel aux puissances de 10. Par exemple, 10 puissance 2 vaut 100, comme tout le monde le sait. En informatique, on n'aime pas mettre des chiffres en exposant, aussi rédige-t-on différemment les nombres. Ainsi, 10 puissance 2 s'écrira le plus souvent en notation scientifique
• avec Lotus 1-2-3 : 1,00E+002 ;
•avec Excel : 1,00E+02.
La partie située à gauche de la lettre E est appelée mantisse, celle à droite est l'exposant, d'où la présence de la lettre E. C'est cela, la notation scientifique. Comment interpréter un tel nombre ? C'est bien simple: l'exposant indique de combien de chiffres il faut décaler la virgule de la mantisse pour rétablir le nombre en notation courante. Ainsi, dans cet exemple, 1,00E+002 signifie qu'il faut décaler la virgule du chiffre 1,00 vers la droite de deux positions, ce qui donne bien 100.
Quel que soit le tableur, vous pouvez imposer la notation scientifique dans une cellule.
• Sélectionnez la ou les cellules auxquelles vous voulez imposer ce mode.
• Dans Lotus 1-2-3 tout comme dans Excel, faites un clic droit sur la sélection.
• Dans le menu contextuel qui apparaît, cliquez sur Propriétés du champ (Lotus) ou sur Format de cellule (Excel).
• Passez dans le volet Format des nombres (Lotus) ou Nombre (Excel).
• Cliquez sur le format Scientifique
Les cellules sélectionnées adoptent ce format d'office. Si vous voulez vous en débarrasser, choisissez un autre format mais veillez aussi à élargir suffisamment la cellule si le nombre n'y tient pas.
Notez que l'exposant peut être positif avec le signe +, ou négatif avec le signe -. Le + indique qu'il faut décaler la virgule vers le droite, le - qu'il faut la décaler vers la gauche.


Défendez la veuve et l'orpheline dans votre traitement de texte

Quel que soit le traitement de texte que vous utilisez (Word de Microsoft, Word Pro de Lotus ou tout autre logiciel avancé de ce type), vous trouverez toujours dans ses options une mention se référant aux veuves et aux orphelines, ce qui déroute les débutants peu familiers du langage traditionnel de l'imprimerie.
• Une veuve est une ligne de texte qui se retrouve toute seule en haut d'une page. Elle termine un paragraphe commencé en bas de la page précédente.
• Une orpheline est une ligne de texte qui se trouve toute seule en bas d'une page. Elle appartient à un paragraphe dont la suite se trouve rejetée dans la page suivante.
En typographie, on n'aime pas les lignes veuves ou orphelines (sauf lorsqu'elles constituent un paragraphe complet à elles seules et qu'elles deviennent alors inévitables) car elles brisent l'élégance d'une mise en page. On accepte un minimum de deux lignes avant ou après rupture de page, pour l'amour de l'art. Mais il faut indiquer cette préférence au traitement de texte. Notez que cette définition des veuves et des orphelines est la seule authentique. Beaucoup se trompent en inversant les rôles. Cela reste sans conséquence.
Voici deux exemples applicables à des programmes différents. Dans Word, de Micro soft, les veuves et les orphelines sont interdites par défaut. Vérifiez-le et, si telle n'est pas la situation, décrétez-la
• Cliquez sur le menu Format puis sur sa commande Paragraphe.
• Cliquez sur l'onglet Enchaînements.
• Cochez la case Eviter veuves et orphelines.
• Cliquez sur OK.
Vous pourriez au préalable sélectionner les paragraphes à modifier.
Dans Word Pro, de Lotus-IBM, la procédure est la suivante
• Cliquez sur le menu Fichier, sur sa commande Propriétés du document puis sur Document.
• Cliquez sur l'onglet Options.
• Cochez la case Veuve/orpheline.
- Cliquez sur OK.


Works - Rédigez votre CV avec l'Assistant
Ce que l'on apprend malheureusement trop vite à faire, c'est rédiger un CV (un curriculum vitae) pour rechercher un emploi. Works y a pensé pour vous et vous offre l'appui de l'un de ses assistants. S'il ne le remplira pas totalement (il ne peut pas se mettre à votre place), il vous guidera de sorte que rien de ce qui est important ne sera omis.
• Ouvrez Works. Si la fenêtre du Lanceur de tâches n'apparaît pas d'elle-même, cliquez sur le menu Fichier puis sur sa commande Nouveau.
• Cliquez sur l'onglet Assistant puis, dans la colonne de gauche, sur Tâches courantes pour en ouvrir la liste. Dans celle-ci, faites un double clic sur la ligne Curriculum vitae. Une nouvelle fenêtre apparaît ; cliquez sur Oui, lancer l'Assistant. Il se met à votre service.
Il ne vous reste plus qu'à vous laisser guider.
Sélectionnez d'abord le type de CV, simple ou détaillé.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour afficher la deuxième fenêtre. Celle-ci vous permet de spécifier quatre choses :
• l'en-tête du CV et sa position (laissez Works choisir cela pour vous) ;
• le style de présentation ;
• les rubriques que vous voulez utiliser (vous pouvez choisr par exemple Informatique ou Jeux et loisirs) ;
• le nombre d'entrées dans diverses rubriques que vous voulez réserver (emplois et formation).
C'est fini. Cliquez sur le bouton Créer et la maquette de votre CV s'affiche à l'écran après quelques instants d'élaboration. Il ne vous reste plus qu'à remplacer le texte existant par le vôtre, personnel, à l'imprimer et à l'expédier.

Bonne chance !

 

 

Henri Lilen -Micro pratique n°83- août 2003

 

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